ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS AUTOMATIZADAS Y AUTOMATIZACION ROBOTICA DE PROCESOS EN LA GESTION DE PERSONAS

Abstract

La robótica, la automatización de procesos y, más actualmente, la inteligencia artificial, son una realidad cada vez más cotidiana en las Administraciones públicas. Ya utilizamos algunas de sus manifestaciones casi sin darnos cuenta. Sin embargo, aún queda mucho para su total implantación y para aprovechar al máximo su potencial, sobre todo de los sistemas automatizados que, a pesar de estar ya avalados legalmente, son infrautilizados. Es objeto de este artículo el estudio de los modelos de automatización robótica de procesos (RPA) y las actuaciones administrativas automatizadas (AAA), como piezas clave para mejorar la eficacia y la eficiencia del sector público. Abordaremos su concepción legal y práctica, su alcance y límites en la Administración. Centrándonos en la gestión de personas veremos sus beneficios, sobre todo a la luz de los futuros desafíos provenientes de las jubilaciones masivas de personal y del avance de las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) en todos los ámbitos, expondremos experiencias de uso, finalizando con una propuesta de implantación de un sistema RPA.Las conclusiones que se extraen son las inmensas posibilidades de estas herramientas para mejorar la eficacia y eficiencia públicas, ahorrando tiempo, dinero y medios materiales y personales; la necesidad de superar el desconocimiento y las reticencias hacia su uso y que este se extienda, así como la exigencia de garantizar los derechos de la ciudadanía. Robotika, prozesuen automatizazioa eta, gaur egun, adimen artifiziala gero eta ohikoagoak dira administrazio publikoetan. Ia konturatu gabe erabiltzen ditugu haien adierazpen batzuk. Hala ere, oraindik asko geratzen da erabat ezartzeko eta potentziala ahalik eta gehien aprobetxatzeko, batez ere sistema automatizatuak, legez bermatuta egon arren, gutxiegi erabiltzen baitira. Artikulu honen xedea da prozesuen automatizazio robotikoko ereduak (RPA) eta administrazio-jarduketa automatizatuak (AAA) aztertzea, sektore publikoaren eraginkortasuna eta efizientzia hobetzeko funtsezko pieza gisa. Legearen eta praktikaren ikuspegiari helduko diogu, bai eta Administrazioaren irismenari eta mugei ere. Pertsonen kudeaketan zentratuz, haien onurak ikusiko ditugu, batez ere langileen erretiro masiboetatik eta IKTek (Informazioaren eta Komunikazioen Teknologiak) arlo guztietan izan duten aurrerapenetik datozen etorkizuneko erronken argitan. Erabilera-esperientziak azalduko ditugu, eta, amaitzeko, RPA sistema bat ezartzeko proposamena egingo dugu. Ondorio hauek atera dira: tresna horiek aukera handiak ematen dituzte efikazia eta efizientzia publikoa hobetzeko, denbora, dirua eta baliabide materialak eta pertsonalak aurreztuz; tresna horiek erabiltzeari buruzko ezjakintasuna eta errezeloak gainditzeko beharra dago, eta erabilera hori zabaltzea, bai eta herritarren eskubideak bermatzeko eskakizuna ere. Robotics, process automation and, more recently, artificial intelligence are becoming an increasingly common reality in public administrations. We already use some of its manifestations almost without realising it. Nevertheless, there is still a long way to go before it is fully implemented and its potential fully exploited, especially automated systems which, despite being legally endorsed, are under-used. The purpose of this article is to study robotic process automation (RPA) models and automated administrative actions (AAA) as key elements for improving the effectiveness and efficiency of the public sector. We will address its legal and practical conception, its scope and limits in the administration. Focusing on people management, we will see its benefits, especially in the light of future challenges arising from mass retirements of staff and the advance of ICT (Information and Communication Technologies) in all areas, we will present experiences of use, ending with a proposal for the implementation of an RPA system. The conclusions drawn are the immense possibilities of these tools to improve public effectiveness and efficiency, saving time, money and material and personnel resources; the need to overcome the lack of knowledge and reluctance towards their use and for their use to be extended, as well as the requirement to guarantee citizens' rights.