PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PERATURAN DI PERGURUAN TINGGI SWASTA

Abstract

Latar belakang penelitian ini adalah proses pengarsipan peraturan pada salah satu perguruan tinggi swasta di Bandung, yang masih menggunakan cara konvensional dengan menyimpan arsip pada lemari arsip, pencatatan unit yang membuat arsip di sekretariat rektor, dan pengiriman arsip menggunakan kurir serta pencatatan laporan hasil pengiriman oleh kurir ditulis pada lembar catatan. Hal tersebut tentunya dapat menimbulkan berbagai masalah yang dapat menghambat proses pengambilan keputusan dan proses penyampaian informasi. Metode yang digunakan dalam perancangan sistem informasi pengarsipan peraturan yaitu Unfied Modeling Language (UML) dengan berorientasi pada arsip. Alat perancangan sistem yaitu Use-Case Diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entitiy Relationship Diagram (ERD). Alat pembangunan sistem yaitu XAMPP , web server Apache, database MySQL, dan text editor Sublime Text. Untuk membangun interface aplikasi menggunakan bahasa pemograman HTML dan PHP. Didapatkan hasil perancangan sistem informasi pengarsipan peraturan menggunakan teknologi informasi yang meningkatkan aspek-aspek dalam kerangka kerja PIECES yaitu dalam aspek performansi menghasilkan waktu pengiriman arsip pada tembusan surat lebih cepat. Pada aspek informasi menghasilkan data yang akan tersimpan dengan aman karena terdapat database dan akses informasi tidak dapat diakses oleh pihak tidak berkepentingan. Pada aspek ekonomi menghasilkan biaya untuk mencetak kertas serta biaya pengiriman arsip yang sebelumnya memakai kurir berkurang. Pada aspek control menghasilkan sistem keamanan dengan password serta kendali arsip oleh ketiga entitas sehingga akses sesuai kebutuhan user. Pada aspek efisiensi menghasilkan proses pencarian arsip lebih mudah, dan aspek service menghasilkan arsip dapat diakses dimana saja dan kapan saja dengan koneksi internet.