PENINGKATAN LAYANAN ADMINISTRASI MELALUI PENGEMBANGAN SISTEM PENGARSIPAN DI KANTOR DESA

Abstract

Layanan administrasi pemerintah desa merupakan layanan utama dan berhubungan langsung dengan kebutuhan masyarakat. Layanan administrasi dapat berupa penerimaan surat dari luar dan penerbitan surat keterangan, surat pengantar, surat rekomendasi, legalisir dan surat-surat lainnya. Sekarang ini, layanan administrasi di Desa Cawas, Cawas, Klaten dilayani dengan beberapa komputer sehingga data tersimpan pada beberapa komputer. Selain itu juga seringkali surat yang datang maupun yang diterbitkan tersebut kurang diperhatikan pengarsipannya. Hal ini mengakibatkan pencarian surat yang diarsipkan tersebut menjadi lambat bahkan seringkali suratnya sudah hilang, sehingga mengganggu pelayanan. Untuk mengatasi permasalahan ini, program ini bertujuan meningkatkan tertib administrasi sehingga layanan meningkat dengan membangun system pengarsipan dokumen. Dengan pembangunan system pengarsipan dokumen, semua dokumen ataupun surat diarsipkan dalam bentuk data digital dan dilakukan pemilahan atas surat yang masuk maupun surat/dokumen yang diterbitkan sehingga bisa ditemukan lagi dengan mudah saat akan diperlukan. Metode pelaksanaan program ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu persiapan kebutuhan sistem, perencanaan system pengarsipan, pembangunan dan pengujian sistem, training penggunaan sistem, dan evaluasi program. Program telah dilaksanakan sehingga system pengarsipan di Balai Desa Cawas telah dipasang dan digunakan. Kesimpulannya, program ini telah berhasil meningkatkan layanan administrasi pemerintahan desa melalui sistem pengarsipan surat keluar dan masuk   Kata Kunci: