5S digitales: productividad personal y de equipo en la Administración Pública

Abstract

Laburpena: Lan-ingurune guztietan gertatu ohi da denbora igaro ahala gero eta informazio gehiago erabili behar dugula. Informazio hori digitalizatuz joan den heinean, banaketa-kostuak merketuz eta euskarrien edukiera handituz, esan dezakegu informazioaren bolumenak hazkunde esponentziala izan duela. Mezu nagusia da, beraz, ez dagoela ezer ezabatu beharrik. Aitzitik, hasia da zabaltzen “gehiago gutxiago” delaren ustea; “more is less”, alegia. 5S metodologia Toyotako fabriketan jaio zen, helburu zuelarik lanpostuetako produktibitatea hobetzea. Gaur egun, ordea, metodologia gehienbat informazioaren arloan erabiltzen da. Izan ere, lan-tresna fisikoak baino, komenigarriago zaigu informazioaren euskarri digitalak antolatzea. Metodologiaren oinarrizko kontzeptuak, beraz, moldatu egin dira 5S digitalak sortzeko, bien helburua, dena den, berdina bada ere: hots, produktibitatea hobetzea. Resumen: En cualquier entorno de trabajo, con el transcurso del tiempo, se maneja cada vez más información. En la medida en que esa información se ha ido digitalizando y, por tanto, sus costes de distribución son menores, el volumen ha crecido exponencialmente. Además, los soportes han ido ganando en capacidad. Se lanza, por tanto, el mensaje de que no hace falta eliminar nada. Sin embargo, la sensación de que “más es menos” comienza a estar generalizada. Las 5S son una metodología nacida en el entorno fabril de la mano de Toyota con el objetivo de mejorar la productividad en los puestos de trabajo. Hoy en día, en cambio, la materia prima con la que se trabaja es, en gran parte, información. De ahí que, más allá de organizar adecuadamente los elementos físicos con que se trabaja, conviene cada vez más organizar los soportes digitales de la información. Los conceptos originales de las 5S han sido adaptados para dar lugar a una nueva metodología: las 5S digitales. El objetivo es, en ambos casos, el mismo: ganar en productividad. Abstract: With the passage of time people deal with more and more information at work. As long as this information has been digitalized and, therefore, the distribution costs has been reduced, the volume has grown exponentially. Besides, the devices have increased their capacity. By these means, the message seems to be that is not necessary to delete anything. However, the feeling of “more is less” begins to be widespread. 5S is a methodology born in the manufacture environment by the hand of Toyota and aims to improve productivity in the working area. Nowadays, instead, the raw material is mostly information. So that, more than organizing physical elements properly it is necessary to organize digital formats of that information. The original concept of 5S have been adapted to give rise to a new methodology: digital 5S. The objective is, in both cases, the same: to improve productivity.