213 How to improve the quality of medication management from prescription to administration: Experience in a medical ICU

Background The lack of quality observed on the prescriptions and the errors of administration of treatments are often explained in ICU by their multiplicity and the frequency of their modifications. The frequency of theses errors in ICU justifies the implementation of programs of improvement of the quality in this domain1 2 Methods After an audit of the practices, we targeted the most frequent errors and workbench of the strict rules of prescription, retranscription and administration of medicines. Follow-up The complexity of the analysis of a file and the wish to set up a long-lasting procedure made choose the method of sampling. Every month, 10 files were randomly selected and analysed by a student in pharmacy during two consecutive days. A grid of analysis was pre-established by the pharmacist and one ICU MD. Each files was double-checked for validation by the pharmacist and the ICU doctor. A first step analysis was conducted during 9 months identifying several types of error an then allowing the establishment of the rules of practice and their communication to all the medical medical team (Period 1). The results of the period 1 were compared to those of the next 45 months (period 2). Résults Among 2374 patients admitted during period 2 (20586 days), 420 files (18%) were analysed corresponding to 4% of days of ICU hospitalisation. Types of errors Period 1192 D/patients Period 2 Absence of written prescription 32.3% 7% Incomplète prescription 49.5% 12.5% Errors of posology or medication type 9.4% 0% Association or galenic not corresponding 1.5% 1.2% Incidence of the errors of prescriptions (per day per patient) 0.92/D. Patient 0.13/D. Patient Errors of retranscription 20.8% 3.3% Errors of administration 33.3% 9.2% Incidence of the “nurse” errors (per day per patient) 0.54/D. Patient 0.08/D. Patient Conclusion The establishment of strict rules, the choice of documents of care adapted to the prescriptions and to the plans of care as well as a regular follow-up of the obtained results Their communication within the team allows a very sensitive improvement of the quality of treatments administered to the patients. Contexte Les défauts de qualité observés sur les prescriptions médicales et les erreurs d'administration des traitements sont souvent expliqués en Réanimation par leur multiplicité et la fréquence de leurs modifications. La fréquence de telles erreurs en Réanimation justifie la mise en place de programmes d'amélioration de la qualité dans ce domaine.1 2 Programme mis en œuvre Après un audit des pratiques, nous avons ciblé les erreurs les plus fréquentes et établi des règles strictes de prescription, de retranscription et d'administration des médicaments . Eléments de suivi La complexité de l'analyse d'un dossier et le souhait de mettre en place une procédure pérenne a fait choisir la méthode d'échantillonnage. Chaque mois, 2 journées de 10 dossiers tirés au sort sont analysées par un étudiant en pharmacie à partir d'une grille d'analyse préétablie par le pharmacien du CHU et un médecin de Réanimation. Chacun des dossiers est revue pour validation par le pharmacien et le médecin du service. L'analyse prospective a porté sur 3 trimestres précédents l'établissement des règles de pratique et leur communication à toute l'équipe médico-soignante (Période 1) puis sur les 15 trimestres suivants (période 2). Résultats Parmi les 2374 patients admis durant la période 2 (20586 J), 420 dossiers (18%) ont été analysés (4% des journées). Types d'erreurs Période 1 192 J/ patients Fin Période 2 Absence de prescription écrite 32.3% 7% Prescription incomplète 49.5% 12.5% Erreurs de posologie ou de médicament 9.4% 0% Association ou galénique non conforme 1.5% 1.2% Incidence des erreurs de prescriptions (Par journée patient) 0.92/J. Patient 0.13/J. Patient Erreurs de retranscription 20.8% 3.3% Erreurs d'administration 33.3% 9.2% Incidence des « erreurs infirmières » Par journée patient 0.54/J. Patient 0.08/J. Patient Conclusion L'établissement de règles strictes, le choix de documents de soins adaptés aux prescriptions et aux plans de soins ainsi qu'un suivi régulier des résultats obtenus et leur communication au sein de l'équipe permet une amélioration très sensible de la qualité des traitements administrés aux patients.