SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR JURUSAN TEKNIK ELEKTRO POLITEKNIK NEGERI MALANG BERBASIS WEB MELALUI JARINGAN INTRANET POLINEMA

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulisoleh suatu pihak kepada pihak lain dan juga berfungsi sebagai alatpengingat, Politeknik Negeri Malang (Polinema) adalah salah satuperguruan tinggi negeri vokasi yang terletak di Malang, Jawa Timur.Pada bidang Rekayasa terdapat salah satu jurusan yaitu Jurusan TeknikElektro. Persuratan dalam Jurusan Teknik Elektro berperan pentingdalam proses administrasi. Melihat pentingnya sebuah surat untukdikelola dengan baik maka penyajian informasi terbaru mengenaipengelolaan sangat penting karena memegang peran utama dalammenunjang pelaksanaan kegiatan dan fungsi-fungsi yang lain.Pengelolaan data surat pada suatu instansi yang tergolong besar tentumenjadi permasalahan, apabila dalam pengelolaan surat masihmenggunakan cara konvensional.Untuk itu, perlu adanya pemikiran bagi pengembangan suatu sistemyang efektif serta dianggap mampu membantu dalam menangani prosesadministrasi data surat yang meliputi penyimpanan, perubahan sertaketepatan dan kecepatan dalam penyajiannya. Penelitian ini merupakanpenelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan kunci padapenelitian ini adalah Ketua Jurusan Teknik Elektro dan informaninforman pendukung adalah pegawai yang menangani surat. Teknikpengumpulan data yang digunakan adalah observasi, dokumentasi danwawancara. Hasil yang didapatkan dari membangun sistem ini adalah adanya sisteminformasi yang menangani dokumen arsip surat masuk dan surat keluar,mempermudah untuk proses pengarsipan surat yang terintegrasi antarbagian dan adanya backup surat apabila surat asli hilang atau rusak..Perangkat lunak yang dibangun merupakan perangkat lunak yangberbasis web dan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrogramanPHP dengan menggunakan framework CodeIgniter dan MySQL sebagaiDBMS. Hal tersebut diharapkan dapat membantu kegiatan pada JurusanTeknik Elektro Politeknik Negeri Malang.