Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten Tegal

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal merupakan salah satu Lembaga Kearsipan Daerah yang memiliki tugas untuk mengelola arsip dinamis inaktif. Arsip inaktif yang dikelola dengan baik akan menghasilkan arsip yang dapat terjaga informasi dan fisik arsipnya. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif mulai dari kegiatan pencatatan arsip, pengendalian dan pendistribusian arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, pengawasan arsip, pemindahan arsip dan pemusnahan arsip. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif. Informan dalam penelitian ini terdiri dari 7 informan. Teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis data yang digunakan yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan menarik kesimpulan. Hasil penelitian pengelolaan arsip dinamis inaktif mulai dari pencatatan arsip inaktif pada kartu deskripsi melalui tahapan kegiatan pembenahan arsip, yang meliputi identifikasi arsip, rekonstruksi dan pemilahan arsip, penentuan skema pengaturan arsip, pendeskripsian arsip dan pembungkusan arsip, manuver arsip dan pembuatan daftar arsip secara manual dan elektronik, pendistribusian arsip inaktif yaitu perpindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dan pengendalian terhadap perpindahan arsip dengan berita acara, penyimpanan arsip menggunakan sistem penyimpanan kombinasi, pemeliharaan arsip dilaksanakan pada lingkungan penyimpanan arsip dan fisik arsip, pelaksanaan pengawasan arsip pada kegiatan peminjaman arsip untuk menghindari kehilangan arsip, pemindahan arsip dari unit pengolah ke depo arsip meliputi penyeleksian arsip, penataan arsip pada boks, pembuatan daftar arsip dan serah terima berita acara, pemindahan arsip dari SKPD berupa arsip dalam bentuk tidak terstruktur tanpa daftar arsip dan berita acara, pemusnahan arsip belum dilaksanakan. Simpulan dari penelitian ini adalah kegiatan pengelolaan arsip inaktif meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pengawasan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Saran yang diberikan adalah lembaga kearsipan daerah perlu memfokuskan satu aplikasi dalam pembuatan daftar arsip inaktif, membuat peraturan bupati mengenai penyusutan arsip dan mensosialisasikan peraturan tersebut, membuat kartu untuk peminjaman arsip, melaksanakan kegiatan fumigasi secara rutin dan menyusun jadwal retensi arsip sebagai pedoman kegiatan pemusnahan arsip inaktif.