PRESERVASI SEBAGAI UPAYA MENCEGAH KERUSAKAN ARSIP REKAM MEDIS: STUDI KASUS RSUD KLUNGKUNG

Good archive management is very important to maintain the track record of a document. Medical record archiving aims to maintain and protect patient track record documents. This paper examines the factors that cause damage to medical record archives and how the archive preservation process in medical records is carried out at the Klungkung Regional General Hospital. The method in this research is a case study with a qualitative approach. Case study research was conducted to explore the case in Klungkung Hospital more deeply and describe the results of the study. The data obtained in this study were obtained through field observations and interviews at the Klungkung Hospital. Informants in this study included the head of the medical record section and the outpatient medical record department at Klungkung Hospital. The results of this study indicate that the factors that cause damage and loss to medical record archives are AC leaks, archive security and archive use. Meanwhile, the results of research observations indicate that archive preservation activities are guided by the Standard Operating Procedures (SOP) of Klungkung Hospital. SOPs carried out include physical protection of archives from room temperature, pests and dust as well as archive maintenance carried out such as medical record securityPengelolaan arsip yang baik sangat penting dilakukan untuk menjaga rekam jejak suatu dokumen. Pengarsipan rekam medis bertujuan untuk menjaga dan melindungi dokumen track record pasien. Paper ini meneliti faktor yang menyebabkan kerusakan pada arsip rekam medis dan bagaimana proses preservasi arsip pada rekam medis yang dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Klungkung. Metode pada penelitian ini yaitu studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Penelitian studi kasus dilakukan untuk mengeksplorasi kasus di RSUD Klungkung lebih mendalam dan menjabarkan hasil dari penelitian. Data yang diperoleh pada penelitian ini didapatkan melalui observasi lapangan serta wawancara di RSUD Klungkung. Informan pada penelitian ini meliputi kepala bagian rekam medis dan bagian urusan rekam medis rawat jalan RSUD Klungkung. Hasil dari penelitian ini menujukkan bahwa faktor yang mengakibatkan kerusakan dan kehilangan pada arsip rekam medis yaitu kebocoran AC, keamanan arsip dan penggunaan arsip. Sementara dari hasil observasi penelitian menunjukkan bahwa kegiatan pelestarian arsip berpedoman pada Standar Operasional Prosedur (SOP) RSUD Klungkung. SOP yang dilakukan meliputi perlindungan fisik arsip dari suhu ruangan, hama dan debu serta perawatan arsip yang dilakukan seperti keamanan rekam medis.