291 Improved management of surgical paediatric patients by computerised selection of medical files for analysis in morbidity monitoring staff meetings

Abstract

Background and objectives For Morbidity Monitoring Staff (MMS) meetings to be efficient, they need to include all patient files concerned with medical failures or logistics failures. The major difficulty is selecting all relevant files. Our objective was to develop a computer application that would select the files that need to be discussed in order to identify medical failures and logistics failures that need remedying. Programme The computer application for automatic file selection is based on a comparison of the actual length of hospital stay with the predicted length of stay for a given disease and/or surgical procedure. Every 2 months, all selected files are reviewed to determine which files are incomplete, which relate to medical failures, and which to logistics failures. Results During the 30-month period from January 2006 to April 2009, 8540 children underwent surgery in our department. A total of 1364 (16%) medical files were automatically selected for review by MMS. A total of 51 cases (0.6%) of medical failure and 16 cases (0.19%) of logistics failure were identified and analysed. Three improvement actions ensued: (i) the development of a specific multidisciplinary medical file for ASA III patients, (ii) routine bacteriological analysis in cases of appendectomy in order to fight antibiotic-resistant infections better, (iii) changes in the organisation of day-care surgery (phone-call the day before and after surgery, changes in the timetable…) Conclusion The automated procedure for the selection of medical files for review by MMS helped us identify medical failures (0.6% rate) and initiate specific actions in order to improve health care delivery in our department. Our tool may be useful for MMS in all cases of scheduled hospitalisation or elective surgery. Introduction l'amélioration des pratiques professionnelles repose entre autre sur la réalisation au sein des équipes médicales et paramédicales de RMM. Toutefois, la sélection des dossiers à analyser dépend le plus souvent d'une évaluation individuelle de la survenue d'un évènement porteur de risque ou d'une complication et n'est pas toujours exhaustive. Afin de pallier à cette situation, nous avons développé un système automatique de sélection des dossiers à analyser, basé sur la durée du séjour hospitalier et le caractère complet ou nom du dossier (présence de résumé d'activité médicale et de compte rendu opératoire). Ce mode de sélection nous permettant d'extraire les dossiers incomplets et de les finaliser, mais aussi de mettre en exergue les complications médicales et les problèmes organisationnels. Matériel et méthodes Une application informatique développée sur le logiciel ACCESS (microsoft*) permet, pour chaque patient opéré dans le service, de comparer la durée de l'hospitalisation effectuée à la durée prévisible de l'hospitalisation pour la pathologie et le geste chirurgical concerné. Ainsi, tout patient dont la durée dépasse la durée prévisible est sélectionné et analysé lors de la revue de morbi-mortalité mensuelle. L'analyse pluridisciplinaire de tous les dossiers sélectionnés permettant de distinguer les problèmes organisationnels des complications médicales qui sont secondairement discutées. Résultats Sur une période de 30 mois (janvier 2006 – mars 2009) 8540 enfants ont été pris en charge dans le service. Sur l'ensemble des dossiers, 1364 dossiers (16%) ont été automatiquement sélectionnés et analysés en RMM. 51 dossiers (0,6%) ont été extraits pour des complications médicales et 16 pour des problèmes organisationnels (0,19%). L'analyse rétrospective des dossiers a permis de générer plusieurs démarches qualités pour la prise en charge des patients telles que: La constitution d'un dossier patient multidisciplinaire pré et post-opératoire pour les patients ASA III. La réalisation d'une analyse bactériologique en cas d'appendicite aigue afin de faire face à l'apparition de germe résistants aux antibiotiques usuels. La modification de l'organisation de prise en charge ambulatoire des patients (appels téléphoniques la veille et le lendemain de l'intervention, horaire d'admission…). Conclusion L'utilisation d'un outil informatique de sélection automatique des dossiers analysés en RMM nous a permis de révéler un taux de complications médicales de 0,6% et de générer plusieurs démarches visant à améliorer la prise en charge des patients. Cet outil nous semble aisément applicable dans des domaines de prise en charge programmée des patients.