148 Patient information: definition of indicators on the quality of disclosures to patients

Abstract

Context and Objectives The disclosure protocol, defined in the first French cancer plan, is intended to benefit patients, giving them better conditions for disclosing their illness and the treatment plan proposed, and this throughout its management. This protocol relies on a multidisciplinary management involving primarily physicians (medical time) and paramedics (accompanying time) and aims to inform and accompany the patients and their family. The quality of patient information is considered as a crucial point for quality of care. Our program has been set up to improve its modalities. The objectives of this program are the following: Description of the current situation, Feedback on experiences Implementation of improvement projects Demonstration of the progress made Programme Six Comprehensive Cancer Centers (CCCs) were involved in a voluntary program. First, the most important aspects of the disclosure protocol were identified. Six valid, reproductible and discriminative quality indicators (QIs) were developed. Each of these QIs includes several items. The relative weight of each item was defined from the quotation of items by participants and experts in terms of relative importance. Each QI was quoted on a scale from 0 to 1. In the CCCs involved in the program, an audit (September 2008) was performed using medical records of 60 new patients who were under treatment (surgery, chemotherapy and/or radiotherapy) for a new cancer. This retrospective audit was used to establish the state of practices. Professional practices were benchmarked between the different CCCs and weaknesses were identified. Improvement actions to be implemented have been discussed and a specific quality plan has been set up in each CCC. Results The assessed QIs were respectively: the disclosure process: mean score=0.63, range: 0.53–0.76 continuity of care: mean score=0.61, range: 0.00–0.75 consideration of patient needs: mean score=0.46, range: 0.26–0.68, information delivered to the patient: mean score=0.28, range 0.25–0.30, patient feelings: mean score=0.27, range 0.09–0.37 needs of relatives for support: mean score=0.26, range 0.02–0.44 Even if the lack of traceability may explain a large part of measured quality defaults, professionals also identified the need to precise the good practices, to disseminate them and to structure the modalities of the disclosure process for each patient. This process has been standardised in each center. A systematic production of a personalised care program for each patient is still ongoing. Some skills have already been developed by professionals (e.g. information delivered to the patient, information process, adaptation to patient singular choices, information check list) and shared between CCCs. Conclusion The second audit will be conducted in February 2010 and the comparison of results for each hospital may demonstrate the progress made. Thus, consistency of such programs can be discussed in April 2010. Such an approach is required in the French national process of hospitals accreditation (V2010) and for regulatory obligations binding on French hospitals in 2011. Contexte Le dispositif d'annonce, mesure 40 du Plan Cancer 1, a pour objectif de faire bénéficier les patients de meilleures conditions d'annonce de leur maladie et du projet thérapeutique qui leur est proposé, et ce, tout au long de la prise en charge. Ce dispositif s'appuie sur une prise en charge pluridisciplinaire associant prioritairement les médecins (temps médical) et des paramédicaux (temps d'accompagnement soignant) et vise à informer et accompagner le patient et ses proches. La qualité de l'annonce constitue un des marqueurs d'une prise en charge de qualité, identifiés par l'INCa et la DHOS. Une démarche d'évaluation des pratiques professionnelles (EPP) a donc été mise en place pour évaluer la qualité de ce dispositif d'information du patient. Objectifs Le principe des formations-actions d'EPP repose sur la comparaison pour l'amélioration (benchmarking). Cette comparaison permet: d'établir un diagnostic de partager les expériences de déclencher la mise en place d'actions d'amélioration de montrer les progrès réalisés. Programme 6 indicateurs, valides, reproductibles et discriminants, ont été élaborés. Chaque indicateur est construit à partir de plusieurs items. Il a été demandé aux participants de coter les items les uns par rapport aux autres en termes d'importance relative afin que les indicateurs construits donnent une image représentative en termes de contenu (validité). La même cotation a été demandée au groupe d'experts et un consensus établi. Chaque indicateur permet d'obtenir un score entre 0 et 1. Un 1er recueil (sept 2008) a été réalisé sur dossier patient et a inclus 60 dossiers de nouveaux patients en phase initiale de traitement (i.e. hors récidive) d'une pathologie cancéreuse ayant bénéficié d'un traitement (chirurgie, radiothérapie et/ou chimiothérapie) par centre. Les résultats ont été analysés par les professionnels, ce qui leur a permis d'identifier les points fragiles et les marges d'amélioration. Des actions d'amélioration ont été définies et sont mises en œuvre en 2009. Résultats des 6 indicateurs (le résultat obtenu sur un indicateur permet de se positionner sur une échelle de 0 à 1) Pour “Organisation de l'annonce”, le score 2008 est de 0,63, [0,53 - 0,76] Pour “Continuité des soins”, le score 2008 est de 0,61, [0,00 à 0,75] Pour “Prise en compte des besoins”, le score 2008 est de 0,46, [0,26 à 0,68] Pour “Information du patient”, le score 2008 est de 0,28, [0,25 à 0,30] Pour “Retour patient (compréhension et des réactions du patient)”, le score 2008 est de 0,27, [0,09 à 0,37] Pour “Prise en charge de l'entourage”, le score 2008 est de 0,26, [0,02 à 0,44] Outre le rappel aux règles de traçabilité, les actions d'amélioration ont concerné la structuration et/ou l'informatisation de la consultation d'annonce. La systématisation du PPS est aussi évoquée. Les documents ou procédures créés dans le cadre de cette démarche (PPS standardisé, établissement d'un contenu a minima, check-list de traçabilité…) ont vocation à être mutualisés entre les établissements participant à la démarche. Conclusion L'impact des ces actions sera objectivé en février 2010 par la seconde mesure et pourra être présenté en avril 2010. La mesure itérative des indicateurs permet également de pérenniser la démarche d'amélioration de la qualité. Enfin, cette démarche d'EPP peut également être mobilisée dans le cadre de la certification V2010, pour le respect des critères de qualité dans l'autorisation de traitement du cancer et pour anticiper, dans le plan cancer 2, la réalisation de la mesure 19, renforcer la qualité des prises en charge (dispositif d'annonce et PPS).