PENERAPAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA SMA NEGERI 1 SUNGAYANG KECAMATAN SUNGAYANG KABUPATEN TANAH DATAR

Abstract

Tujuan kegiatan ini adalah membangun sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang berfungsi untuk membantu pihak sekolah dalam melakukan pengelolaan administrasi surat pada sekolah. Selama ini proses pengelolaan surat masuk surat keluar yang terjadi pada SMA Negeri 1 Sungayang, masih dilakukan secara konvensional dan manual dimana proses pembuatan surat masuk dan surat keluar ini menggunakan MS. Office (Word Processing) hal ini tentu tidak tersimpan arsipnya secara database, tentu pihak sekolah akan kesulitan nanti mencari berkas surat yang sudah dibuat dan sangat rentan rusak oleh virus atau sejenisnya. Untuk proses pencatatan dan pengelolaan terhadap setiap surat yang masuk menggunakan buku yang sudah dibuatkan format khusus untuk melakukan pencatatan terhadap nomor atau hal lainnya dari surat tersebut. Ini juga sangat tidak efektif, karena akan banyak menggunakan sumber daya kertas, rentan rusak atau hilang arsipnya. Untuk itu perlu adanya sebuah system informasi yang dapat membuat dan mengelola surat masuk dan surat keluar ini secara otomatis dan tersimpan didalam database. Metode yang digunakan dalam membangun aplikasi ini adalah metode pengembangan sistem waterfall. Penerapan system informasi surat masuk dan surat keluar ini salah satunya dilakukan dalam bentuk pelatihan yang diselenggarakan di SMA Negeri 1 Sungayang dimana pesertanya adalah para operator dan tenaga administrasi yang ada disana. Hasil dari kegiatan pelatihan ini diharapkan para operator dan tenaga administrasi yang mengelola surat masuk dan surat keluar di SMA Negeri 1 Sungayang ini paham dalam mengoperasikan aplikasinya, dengan begitu pihak sekolah dapat membuat dan mengelola surat masuk dan surat keluar agar lebih efektif, efisien dan terotomatisasi.