La descripción documental como medio de acceso a la memoria institucional: experiencia de uso del software ICA AtoM en la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano –UNINPAHU- Bogotá, Colombia

Abstract

Este artículo tiene como objetivo presentar la metodología y resultados de la investigación realizada sobre la adaptación e implementación de un software de código abierto para la descripción documental acorde a las normas internacionales de descripción, en la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano-UNINPAHU. Motivó la investigación el cumplimiento de la normatividad archivística que obliga a las entidades a realizar la descripción de los documentos para un mejor acceso a la información, por tanto, el alcance de este estudio describe los actos administrativos institucionales, en este caso una muestra de la serie documental simple, resoluciones rectorales. La metodología de investigación utilizada fue descriptiva, aplicada y exploratoria, ya que se emplearon teorías, normas y herramientas tecnológicas para la descripción documental, con el fin de contribuir a la institución con un sistema de información que le permita a nivel administrativo describir y controlar su producción documental, y a nivel académico fortalecer las prácticas archivísticas de sus estudiantes. Finalmente se concluye que el sistema de información implementado permitió el registro de metadatos de las resoluciones y su recuperación por los distintos puntos de acceso, lo cual beneficia a la institución al tener un sistema que le permita conservar y acceder a su memoria institucional. El resultado fue la implementación y personalización del sistema de información ICA-AtoM en ambientes administrativo y académico para la Universidad UNINPHAU.