Üniversitelerde Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirlik Açısından Değerlendirilmesi

Abstract

Universiteler basarili bir yonetimi saglamak amaciyla belge yonetim sureclerini iyilestirmek icin kurum ici resmi yazismalarini elektronik belge yonetim sistemleri (EBYS) uzerinden yurutmeye baslamislardir. Kurumlar arasi iletisimde hala bazi universiteler EBYS’yi etkin kullanamamaktadir. Universitelerin kurum disi resmi yazismalarini elektronik ortamdan yurutebilmesi EBYS’lerin birlikte calisabilirligi ile mumkundur. Dunyada ve Turkiye’de EBYS’lerde birlikte calisabilirligi saglamaya yonelik rehber, standart, yasal ve idari duzenlemeler gibi cesitli calismalar yapilmistir. Bu tez calismasinda, ulusal ve uluslararasi calismalar cercevesinde Ankara’daki universitelerde kullanilan EBYS’lerin birlikte calisabilirlik acisindan mevcut durumlari arastirilmistir. Arastirmaya Ankara’da EBYS kullanan ve arastirmaya izin veren tum universitelerin (9 universite) Daire Baskanliklarinda calisan 104 personel katilmistir. Arastirma kapsaminda anket ve yuz yuze gorusmeler ile veriler toplanmis ve bulgular sayi, yuzde, aritmetik ortalama, standart sapma ve ki-kare degerleri gibi bilgiler kullanilarak karsilastirmali tablolarda sunulmustur. Arastirma sonucunda universitelerin kurumlar arasi resmi yazismalarini dogrudan EBYS uzerinden yapmadiklari, KEP ile ilgili sorunlar yasadiklari, vakif universitelerinde birlikte calisabilirlik ile ilgili teknik altyapi eksikligi olduguna yonelik hipotezler dogrulanmis, vakif universitelerinin birlikte calisabilirlik konularinda farkindalik duzeylerinin devlet universitelerine gore daha dusuk oldugu, yasal altyapi sorunu olmadigi, universitelerin rehber ve standartlara uyum konusunda sorun yasamadiklari ortaya cikmistir. Universite yoneticilerine EBYS’den sorumlu bir birim kurulmasi ve bu birimde bilgi ve belge yonetimi bolum mezunlarinin istihdam edilmesi, EBYS ile ilgili yardimci dokumanlar bulundurulmasi ve tum personelin erisimine sunulmasi, personele EBYS ile ilgili egitimler verilmesi, personelin birlikte calisabilirlik konusunda bilinclendirilmesi gibi oneriler sunulmustur. Yazilim firmalarina EBYS’nin diger sistemlerle entegrasyonu ile farkli EBYS yazilimlari arasinda tam entegrasyon saglanmasi konularinda calismalar yapmalari onerilmistir. Ayrica universitelerde EBYS’lerin birlikte calisabilirligi ile ulusal ve uluslararasi iletisimin artirilmasi hususunda tum universite personellerinin bilinclendirilmesinde YOK’un katkilarinin onemli olduguna vurgu yapilmistir.