Percepties door commissarissen van de communicatie door de accountant

Abstract

Hoewel de kritiek op de wijze waarop accountants communiceren niet van vandaag of gisteren is, lijkt de communicatie de laatste tijd te verbeteren. Omdat commissarissen een voorname rol spelen in het verhogen van het vertrouwen in de sector, en omdat zij een duidelijke visie hebben op de wijze waarop accountants zouden moeten communiceren, is het van belang te weten wat hun visie is op de communicatie door de accountant. Daarom is in 2019 onderzoek uitgevoerd onder de titel ‘Percepties door commissarissen van de communicatie door de accountant’. Uit het onderzoek blijkt dat de opzet en inhoud van de schriftelijke rapportages van de accountant (controleplan, presentaties/rapport met tussentijdse observaties/managementletter, accountantsverslag en controleverklaring) voldoen aan de behoefte en verwachtingen van de auditcommissie en raad van commissarissen. De verwachting was dat gevoelige onderwerpen nu al vaker dan in het verleden in de schriftelijke rapportages zouden terugkomen, dit gezien de actualiteit en de rol en verantwoordelijkheden van respectievelijk bestuur, commissarissen en accountant. Dit blijkt echter niet het geval. Over de kritische aard van de schriftelijke rapportages van de accountant zijn de commissarissen positief gestemd. Meer dan twee derde van de commissarissen vindt dat de teksten van de accountant voldoende kritisch zijn. Op de vraag of de schriftelijke rapportages van de accountant gedeeld zouden moeten worden met de algemene vergadering van aandeelhouders zijn commissarissen evenwel terughoudend. Over de rol van de accountant in de algemene vergadering van aandeelhouders in algemene zin zijn de geïnterviewde commissarissen duidelijk. De huidige invulling is een sterke verbetering ten opzichte van het verleden. Hoewel commissarissen terughoudend zijn over het delen van de schriftelijke rapportages van de accountant met de aandeelhouders zijn zij wel overwegend positief over de stelling dat het bestuur transparanter moet zijn over de bevindingen van de accountant. Zouden commissarissen zelf transparanter moeten zijn over de bevindingen van de accountant? Op deze vraag antwoorden de respondenten positief. Opvallende conclusie is dat de geïnterviewde commissarissen de mondelinge toelichting door de accountant van groot belang vinden. Een grote meerderheid (80%) is van mening dat de mondelinge communicatie door de accountant momenteel voldoet aan de verwachtingen. Daarnaast vindt maar liefst 96% van de commissarissen dat deze mondelinge communicatie bijdraagt aan de eigen toezichthoudende rol. De commissarissen is ook gevraagd naar de toegevoegde waarde van de aanwezigheid van de accountant bij vergaderingen. De grootste toegevoegde waarde wordt herkend bij de aanwezigheid in de auditcommissie. Commissarissen zijn uitermate positief over de private sessies met de accountant. Op basis van de enquête, de rondetafelbijeenkomsten, praktijkervaringen en interviews met commissarissen hebben we een praktische invulling willen geven aan de wet- en regelgeving. Dit heeft geresulteerd in een communicatiemodel accountancy. Hoewel de verschillende contactmomenten per fase door veel accountants al worden gebruikt, bevat dit model alle stappen in een schematische weergave. Door het model als uitgangspunt te gebruiken, wordt bereikt dat geen moment wordt overgeslagen en dat elke communicatiemijlpaal een onmisbare plek in het controleproces krijgt.