Canada: Assessing the Music Score Collection at the University of Toronto

Abstract

English Abstract:The University of Toronto Music Library is the largest music research collection in Canada, with over 350,000 books, music scores, and periodicals, and over 250,000 sound recordings in various formats. Thanks to a healthy acquisitions budget and generous in-kind donations we have exceeded our shelving capacity. Further challenges include open stacks with shelves too close together for users to easily navigate through, poor lighting that makes reading call numbers difficult, and high shelving that the University's Environmental Health and Safety Office determined put materials too close to the sprinkler heads in the ceiling. Changes needed to be made. Tentative plans began for a major renovation of the space in conjunction with the faculty that houses the library; unfortunately, those plans were put on indefinite hold due to geographical constraints, competing University capital project priorities, and (more recently) a new dean of music who needed to focus on accusations of systematic oppression, racism, and coloniality within the faculty's programming and pedagogical practices, in which the library was also implicated. To address these many challenges, the authors of this article began a large-scale project in 2019 to assess space planning and accessibility, update the collections policy, and address issues of equity, diversity, and inclusion within the library's holdings. This article outlines the journey our process took and the key takeaways: a literature review on collection assessment; a summary of our approach to learning about the diversity in our collection; an overview of the collection assessment summit we held in April 2021; designing a user needs survey and interpreting its results, and the next steps in our journey.French Abstract:La bibliothèque musicale de l'Université de Toronto est la plus vaste bibliothèque de référence en matière de musique au Canada, avec plus de 350 000 livres, partitions et périodiques, et plus de 250 000 enregistrements sonores sous différents formats. Grâce à un budget d'acquisition sain et à des dons généreux de documents, nous avons dépassé notre capacité de stockage sur les rayonnages. Parmi les défis à relever, citons les rayonnages ouverts avec des étagères trop proches les unes des autres pour que les utilisateurs puissent s'y retrouver facilement, un mauvais éclairage qui rend la lecture des cotes difficile, et des étagères hautes qui, selon le bureau de la santé et de la sécurité environnementales de l'université, placent les documents trop près des têtes des gicleurs situés au plafond. Des changements s'imposaient. Des plans provisoires ont été élaborés en vue d'une vaste rénovation de l'espace, en collaboration avec la faculté qui abrite la bibliothèque. Malheureusement, ces plans ont été ajournés pour une durée indéterminée en raison de contraintes géographiques, de priorités concurrentielles dans les projets d'investissement de l'Université et (plus récemment) de la nomination d'un nouveau doyen de la faculté de musique qui devait se concentrer sur les accusations d'oppression systématique, de racisme et de colonialisme dans la programmation et les pratiques pédagogiques de la faculté, dans lesquelles la bibliothèque était également impliquée. Pour relever ces nombreux défis, les auteurs de cet article ont lancé un projet à grande échelle en 2019 pour évaluer l'aménagement de l'espace et l'accessibilité, mettre à jour la politique documentaire et aborder les questions d'équité, de diversité et d'inclusion dans les fonds de la bibliothèque. Cet article décrit le cheminement de notre processus et les principaux résultats obtenus : une revue de littérature sur l'évaluation des collections ; un résumé de notre approche pour appréhender la diversité de nos collections ; un bilan du séminaire d'évaluation des collections que nous avons organisé en avril 2021 ; la conception d'une enquête sur les besoins des utilisateurs et l'interprétation de ses résultats, ainsi que les prochaines étapes de notre démarche.German Abstract:Der Bestand der Musikbibliothek der Universität von Toronto umfasst über 350.000 Bücher, Noten und Zeitschriften sowie mehr als 250.000 Tonaufnahmen in verschiedenen Formaten und ist damit die größte wissenschaftliche Musiksammlung in Kanada. Dank eines stabilen Anschaffungsetats und großzügiger Sachspenden haben wir unsere Regalkapazität mehr als ausgereizt. Darüber hinausgehende Herausforderungen sind zu eng stehende und daher den Durchgang erschwerende Regale in den Freihandmagazinen, schlechte Beleuchtung, die das Lesen von Signaturen erschwert, und so hohe Regale, dass die darin untergebrachten Materialien – nach Auffassung der Sicherheitsbeauftragten der Universität – als zu nahe an den Sprinklerköpfen befindlich angesehen werden müssen. Es war also höchste Zeit für Veränderungen. In Zusammenarbeit mit der zuständigen Fakultät, die die Bibliothek beherbergt, wurden vorläufige Pläne für eine umfassende Renovierung der Räume erstellt. Leider wurden diese aufgrund räumlicher Einschränkungen und konkurrierender Prioritäten bei Hauptprojekten der Universität auf unbestimmte Zeit ausgesetzt. Zuletzt kam hinzu, dass der jüngst eingesetzte Dekan der Fakultät für Musik sich vordringlich mit auch die Bibliothek betreffenden Vorwürfen der systematischen Unterdrückung, des Rassismus und der Kolonialität innerhalb der Aufgaben und der Didaktik der Fakultät befassen musste. Um diesen vielen Herausforderungen zu begegnen, haben die Autoren dieses Artikels 2019 ein groß angelegtes Projekt zur Raumplanung und Bewertung der Zugänglichkeit, zur Aktualisierung des Sammlungsauftrages und zur Positionierung zu Gerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion im Kontext der Bibliotheksbestände gestartet. Dieser Artikel skizziert den Weg, den unser Prozess genommen hat und die daraus gewonnenen wichtigsten Ergebnisse: eine Literaturrecherche zur Bestandsbewertung, eine Zusammenfassung unseres Ansatzes, wie mehr über die Vielfalt in unserer Sammlung herausgefunden werden kann, einen Überblick über unsere im April 2021 abgehaltene Veranstaltung zur Bestandsbewertung, den Entwurf einer Umfrage zu den Benutzerbedürfnissen und die Interpretation deren Ergebnisse sowie die nächsten Schritte auf unserem Weg.