الأرشفة الرقمية : باتت ضرورة حتمية وليست مجرد ترفاً فكرياً؟
引用次数: 0
Abstract
في بيئة الأعمال الحالية شديدة التنافسية، تعد المعلومات أهم مورد للمؤسسات كافة سواء أكانت تعمل في القطاع العام أم الخاص ، وفي معظم الحالات توجد في المستندات على الورق. وتمثل أنظمة الالتقاط (المسح، الفهرسة) للمعلومات الخطوة الأولى في أداء إدارة المعلومات ، مما يسمح بتحويل المستندات من شكل مادي إلى تنسيق إلكتروني، وكذلك استخراج المعلومات المطلوبة منها من خلال الارشفة الرقمية. اننا نسجل تجاربنا الشخصية وأحداثنا الحياتية رقميًا على أجهزة الكمبيوتر والهواتف والأجهزة الإلكترونية الأخرى ، في شكل مستندات وبريد إلكتروني وصور ووسائط اجتماعية وملفات صوتية / فيديو. أذن هنا تعتبر الرقمنة والارشفة الرقمية مهمة للغاية ؟ إذ تساعدك الرقمنة والأرشفة الرقمية ، كنظام لأمن المعلومات، على إدارة المعلومات الشخصية والسجلات بشكل أفضل في المستودعات الرقمية بشكل فعال وآمن. ويتعلق الأمر بكيفية إدارة المعلومات، وكيف يمكنك الاستفادة منها بطريقة فعالة بحيث تفيدك أنت ومؤسستك. وتعد الارشفة الرقمية للوثائق أحد المحركات الرئيسية للتحول الاقتصادي ، لأن تحليل المعلومات يسمح لك بالاستفادة من اتخاذ قرارات أفضل، وهو أمر بالغ الأهمية لأي مؤسسة بغض النظر عن حجمها ونوعها وتعقيدها. وقد أدى تطور التكنولوجيا وأنظمة الاتصالات الالكترونية في حياتنا إلى ضرورة اعتمادها كحل للمشاكل القديمة التي تواجه المؤسسات في عملها، وقد أدى صعوبة تخزين الأوراق والحفاظ عليها من التلف رغم الحاجة الماسة للعودة إليها في بعض الأحيان إلى اختراع وسيلة لاستثمار هذه التكنولوجيا في حفظ الوثائق والمعلومات بطريقة الكترونية، فظهر ما يسمى بالأرشفة الرقمية، وتعتبر الأرشفة الرقمية ضرورة حتمية لأصحاب المواقع الالكترونية والشركات، فهي آمنة وسرية في تخزين واسترجاع جميع البيانات والملفات الالكترونية المطلوبة على المدى الطويل. ان عملية الأرشفة الرقمية تعمل على فهرسة المستندات والملفات الالكترونية، والاحتفاظ بها لحين الحاجة إليها، فهي تنظم هذه البيانات وتقدم نسخة طبق عن الأصل لاستخدامها في البحث والتدقيق والأغراض القانونية. ويمكن القول ان أهمية الأرشفة الرقمية تكمن في الأمور التالية: إمكانية الوصول إلى المعلومات المطلوبة في وقت قصير مقارنةً بطريقة الأرشيف التقليدي. عدم الحاجة للرجوع إلى الأرشيف الورقي والبحث بين كومة الأوراق. إمكانية الاحتفاظ بكم هائل من المعلومات التي تعجز الأرشفة الورقية عن حفظها في بعض الأحيان. تقليل عدد الموظفين(البطالة المقنعة) والأدوات، وبالتالي تخفيض التكلفة المالية للشركات. تسهيل عملية تداول المعلومات ومشاركتها مع الآخرين. الاستغناء عن البيانات غير الضرورية. تطوير كفاءة وجودة العمل باستخدام التقنيات الحديثة. عدم الحاجة إلى مساحات كبيرة في المكاتب والمؤسسات، واستغلال هذه المساحة في أمور أكثر فائدة للعمل. الحفاظ على البيئة عن طريق تقليل النفايات والاقتصاد في استخدام الورق. كما ويمكن للأرشفة الرقمية حفظ عدد كبير من البيانات والمعلومات التي يصعب حفظها في الأرشيف التقليدي كونها طريقة فعالة وقابلة للتطوير. وتلعب الأرشفة الرقمية دورًا هامًا في تلبية المتطلبات التنظيمية من خلال استخدام التقنيات، وتكون البيانات المحفوظة غير قابلة للتغيير أو التعديل عليها. ومن خلال الأرشفة الرقمية يمكن العثور على المعلومات المطلوبة بغض النظر عن حجمها. فضلا عن كونها تؤمن وسائل الحماية الأمنية للمعلومات من خلال تحديد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إليها مع إمكانية دخول أكثر من مستخدم في نفس الوقت. هذا و تتميز الأرشفة الرقمية بسهولة الاستخدام عن بعد، وقدرتها على تلبية احتياجات المؤسسة ، وبذات الوقت تقلل المخاطر التي يمكن أن تواجه المؤسسة أثناء العمل ، بالإضافة إلى قدرتها على استرجاع البيانات التالفة ، وإمكانية تصدير البيانات وحفظ الفاكسات الواردة وأنواع البريد الالكتروني، وسهولة التعامل مع أنواع الملفات المختلفة. لذا فـأن ظهور التكنولوجيات الحديثة للمعلومات قد فرض بالضرورة إعادة النظر في المفاهيم التقليدية المتعلقة بالأرشيف ومعالجة محتوياته من الوثائق والتعامل معها ، حيث ظهر الأرشيف الرقمي بكل أبعاده التكنولوجية ، وقد أخذ الأهمية البالغة لارتباطه ارتباطاً كبيراً بالبيئة الرقمية المعاصرة ، متجاوزاً فكرة الرقمنة والأرشفة الإلكترونية للأرشيف الورقي التقليدي ، إلى الممارسة الإلكترونية في بيئة رقمية بحتة . وأصبح هناك مؤسسات تنتج وتحفظ وتسترجع أرشيفاتها بصورة إلكترونية خالصة في ظروف غير معهودة تقليدياً .数字存档:这是一种不可避免的，而不仅仅是一种奢侈品?
在目前竞争激烈的商业环境中，信息是所有企业最重要的资源，无论它们是公营部门还是私营部门，在大多数情况下，文件都在纸面上。信息收集系统(扫描、索引)是信息管理运作的第一步，可将文件从实物形式转换成电子格式，并通过数字存档检索所需信息。我们在电脑、电话和其他电子设备上，以文件、电子邮件、照片、社交媒体和音频/视频等形式，以数字方式记录我们的个人经历和生活活动。因此，数字化和数字存档非常重要?数字化和数字存档作为信息安全系统，有助于你有效和安全地管理数字存储库中的个人信息和记录。问题是如何管理信息，如何有效地利用信息，使你和你的机构受益。数字存档是经济转型的主要驱动因素之一，因为信息分析使你能够受益于更好的决策，这对任何机构来说都至关重要，而不论其规模、类型和复杂性如何。在我们的生活中，随着技术和电子通信系统的发展，需要将其作为解决企业在工作中所面临的老问题的办法。尽管有时急需重新这些文件，但文件储存和保存的困难使得人们发明了一种方法，将这种技术用于电子文件和信息的电子保存，从而出现了所谓的数字存档，电子档案被认为是网站所有者和公司所必需的，它在储存和检索所需的所有电子数据和文件方面是安全和保密的。长期.
数字存档程序对电子文件和文件进行编目和保存，直至其需要，对这些数据进行管理，并提供一份原件副本，供用于研究、核对和法律目的。数字存档的重要性在于:
与传统档案方法相比，在短时间内获得所需信息。无需查阅纸质档案并在叶子堆之间搜索。保留大量纸质档案有时无法保存的信息的可能性。减少雇员人数(变相失业)和工具，从而降低公司的财务成本。促进信息流通和与他人分享。删除不必要的数据。利用现代技术发展工作的效率和质量。不需要办公室和机构的空间，并利用这些空间从事更有利于工作的工作。通过减少废物和节省纸张来保护环境。
数字存档还可以保存大量数据和信息，这些数据和信息很难保存在传统的档案中，因为这是一种有效和可开发的方法。数字存档在通过使用技术满足监管要求方面发挥着重要作用，存档的数据不可更改或更改。通过数字存档，可以找到所需的信息，无论其大小。此外，它通过查明能够接触信息的人，确保信息的安全保护，而且有可能同时访问多个用户。数字存档便于远程使用，有能力满足企业的需要，同时减少企业在工作中可能面临的风险，此外还有能力检索受损数据，保存收到的传真和电子邮件类型，以及容易处理不同类型的文档。因此，由于新信息技术的出现，有必要重新考虑、处理和处理与档案有关的传统概念，因为数字档案在所有技术层面都出现了数字档案，而且由于它与当代数字环境的重大联系，超越了传统纸质档案的数字化和电子存档的概念，在纯粹的数字环境中成为电子实践。现在有一些企业在传统上不寻常的情况下纯粹以电子方式生产、保存和恢复档案。
本文章由计算机程序翻译，如有差异，请以英文原文为准。
求助全文
约1分钟内获得全文
求助全文
求助内容：
应助结果提醒方式：
京公网安备 11010802042870号
