ANALISIS PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN UMUM DI KANTOR IMIGRASI KELAS 1 BANDUNG

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat keluar di Bagian Umum Kantor Imigrasi Kelas I Bandung. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan metode kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan: observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil dari penelitian ini adalah prosedur pengelolaan surat keluar sudah cukup baik dimulai dari Pembuatan Konsep, Persetujuan Konsep, Pengetikan Konsep, Pemberian Nomor Surat, Penandatanganan Surat, Pemberian Cap Stempel, Pencatatan Surat Keluar pada Buku Agenda Surat Keluar, Pengiriman Surat dilakukan melalui dua cara yaitu melalui pegawai di Bagian Umum  Kantor Imigrasi Kelas 1 Bandung dan jasa pengiriman surat. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat keluar di Bagian Umum Kantor Imigrasi Kelas 1 Bandung adalah  Sumber daya manusia yang kurang untuk mengelola kegiatan administrasi seperti surat seringkali menimbulkan masalah karena aktivitas kerja menjadi terhambat. Pegawai administrasi tidak selalu bisa berada ditempat karena memiliki tugas lain untuk dikerjakan, Terkadang pegawai administrasi kurang teliti dalam memberikan nomor surat sehingga masih ditemui nomor surat yang sama. Fasilitas dalam menunjang pengelolaan surat keluar di Kantor Imigrasi Kelas 1 Bandung dengan cara manual yaitu penggunaan sistem buku agenda belum sesuai dengan yang ada pada teori karena masih terdapat beberapa perbedaan. Dari hasil tersebut Perlu segera menambahkan pegawai untuk menangani kegiatan administrasi kantor salah satunya pengelolaan surat keluar di Bagian Umum Kantor Imigrasi Kelas 1 Bandung demi menunjang kelancaraan segala aktivitas kerja dan untuk mengefisiensikan jam kerja. Sarana dalam menunjang pengelolaan surat keluar di Bagian Umum Kantor Imigrasi Kelas 1 Bandung belum cukup baik karena masih terdapat beberapa sarana yang belum tersedia dan beberapa sarana yang jumlahnya masih belum memadai. Penulis menyarankan kepada pihak di Kantor Imigrasi Kelas 1 Bandung untuk segera menyediakan sarana yang kurang seperti penambahan Filling Cabinet atau Lemari Arsip, Guide dan Folder demi pengelolaan dan penyimpanan surat-surat atau dokumen yang lebih layak agar tidak terjadi penumpukan dokumen yang berlebihan dan menghambat proses kerja serta mengurangi nilai estetika di dalam ruang kerja.