Literacy Requirements of Court Documents: An Underexplored Barrier to Access to Justice

Abstract

We know that members of the public find court forms complex. Less is known, however, about what in particular makes these documents difficult for non-legally trained people to complete. The study described in this article seeks to fill this information gap by deploying a “functional literacy” framework to evaluate court form complexity. In contrast to more traditional conceptions of literacy, “functional literacy” shifts the focus away from the ability to read and towards the ability of individuals to meet task demands. Under this framework, an individual is assigned a literacy level by virtue of the complexity of the tasks that he or she is able to complete. As a result, the framework focuses as much on tasks (and associated documents) as it does on the capacity of the individual.  Four different Ontario forms needed to initiate three different types of legal proceedings were examined. The results of the study are described in significant detail in the article. Some of the identified sources of challenge include requirements to: generate information that requires expert legal knowledge; infer the meaning of technical legal terms; and move between multiple information sources (including, for example, searching on a website to find a correct court address). Another set of identified challenges was reflected in “distractors” contained in the court forms that risked confusing the reader, such as broad requests for information or the use of unclear terms. Although the associated court guides provided some guidance on the above types of issues, we found that such guidance was often incomplete and also potentially difficult to access given the overall complexity of the guides themselves. Although proposing comprehensive solutions was beyond the scope of this study, the article concludes with a preliminary discussion of possible solutions, including form redesign, the use of dynamic electronic forms and the provision of unbundled legal services. Nous savons que les membres du public trouvent les formulaires juridiques complexes. Ce qui est moins connu, par contre, ce sont les raisons particulieres qui rendent ces documents difficiles a remplir pour les personnes n’ayant aucune formation juridique. L’etude decrite dans cet article vise a repondre a cette interrogation au moyen d’un cadre d’« alphabetisme fonctionnel » permettant d’evaluer la complexite des formulaires juridiques. Contrairement aux conceptions habituelles de l’alphabetisme, l’« alphabetisme fonctionnel » se definit davantage comme la capacite d’une personne de repondre aux exigences d’une tâche que comme sa capacite de lire. Dans ce cadre, on attribue a une personne un niveau d’alphabetisme selon la complexite des tâches qu’elle est capable d’effectuer. En consequence, le cadre utilise porte autant sur les tâches (et les documents qui y sont associes) que sur la capacite de la personne. Quatre formulaires requis pour introduire trois differents types d’instance en Ontario ont fait l’objet de cette etude. Les resultats sont decrits en details assez abondants dans l’article. Parmi les sources de difficulte decelees, mentionnons la necessite de produire de l’information qui necessite des connaissances juridiques specialisees, la necessite de deduire le sens de termes juridiques specialises et la necessite de consulter de multiples sources d’information (par exemple, faire des recherches sur un site Web pour trouver la bonne adresse du palais de justice). Citons egalement les « elements distracteurs » qui se trouvent dans les formulaires juridiques et qui risquent de semer la confusion chez le lecteur, comme des demandes tres generales d’information ou l’emploi de termes imprecis. Bien que les guides accompagnant ces formulaires donnent quelques conseils sur les difficultes mentionnees, nous avons conclu que ces conseils etaient souvent incomplets et pouvaient etre peu accessibles en raison de la complexite generale de ces memes guides. Certes, cette etude ne comprenait pas la proposition de solutions generales mais elle se conclut par un debat preliminaire de solutions possibles, dont une refonte des formulaires, l’utilisation de formulaires electroniques dynamiques et la prestation de services juridiques degroupes.