ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ІНФОРМАЦІЙНИХ ВІДДІЛІВ ДЕРЖАВНИХ УСТАНОВ В УМОВАХ РОЗБУДОВИ ІНФОРМАЦІЙНОГО СУСПІЛЬСТВА

Abstract

У статті досліджено проблему впровадження систем електронного документообігу для ефективної роботи інформаційних відділів державних установ. Сучасний електронний документообіг включає в себе використання передових технологій та інструментів для автоматизації та оптимізації процесу обробки документів. Основними складовими процесу електронного документообігу є: створення документів, яке може бути виконано за допомогою текстових процесорів, електронних таблиць, презентаційних програм, спеціалізованих програм. Збереження електронних документів є важливим для безпеки та доступності інформації завдяки здійсненню резервного копіювання, яке включає регулярне створення копій даних і зберігання їх на різних носіях, таких як зовнішні жорсткі диски, хмарні сховища або інші засоби зберігання. Розкрито сучасні системи електронного документообігу, які використовуються в державних установах: Атлас ДОК, Мегаполіс, ДОК ПРОФ, АСКОД, FossDoc, що супроводжують всі цикли життєдіяльності документа: від створення до забезпечення архівного зберігання. Ці системи дозволяють ефективно управляти документами, забезпечують контроль їхнього обслуговування і сприяють забезпеченню прозорості та ефективності роботи державних установ. Впровадження систем електронного документообігу в роботу інформаційних відділів державних установ має такі переваги: ефективність та швидкість передачі документів, контроль роботи з документами, зменшення витрат на канцелярські товари та передачу документів, єдину базу, ефективну систему пошуку. До недоліків електронного документообігу можна віднести: витрати на технічне обладнання та його підтримку, забезпечення конфіденційності, цілісності та доступності інформації, небажання працівників переходити на нові технології. Основними складовими системи електронного документообігу в Україні є кваліфікований електронний підпис (КЕП), електронні документи та електронний обмін, системи управління документами (СУД), інформаційні бази та реєстри, електронний архів. Кваліфікований електронний підпис використовується при підписанні будь-яких електронних документів, сприяє організації електронного документообігу. Визначено нормативно-правову базу електронного документообігу в Україні, яка включає ряд законодавчих актів, які регулюють використання електронних документів, електронний підпис та інші аспекти електронного документообігу. Державне регулювання електронного документообігу спрямоване на впровадження єдиної державної політики щодо електронного документообігу; захист прав та інтересів суб'єктів електронного документообігу; нормативно-правове регулювання технології обробки, створення, передачі, збереження, використання та знищення електронних документів. Досліджено етапи переходу від паперового до електронного документообігу: початковий етап, який характеризується запровадженням автоматизованої системи документообігу (АСД), що включає первинну обробку документа, створення електронної реєстраційної картки документа; розширений етап - під час якого відбувається створення образу електронного документообігу; розвинутий етап – запровадження електронного документообігу.