Vocabulário controlado para arquivos universitários: a experiência do VTArq-UNESP

Os vocabulários controlados atuam como instrumentos aos processos de organização, representação e recuperação da informação para a comunicação entre os sistemas de informação documentária e seus usuários. Na área da arquivologia não são frequentes as discussões sobre aspectos teóricos e metodológicos envolvidos na construção e na aplicação de instrumentos de controle de vocabulário. Entretanto, com a necessidade de organização e recuperação da informação arquivística em arquivo universitário, foi imprescindível o estudo da construção de um vocabulário controlado comum para as tarefas de tratamento da informação arquivística em unidades arquivísticas da universidade. Para a construção do Vocabulário de Termos Arquivísticos (VTArq-UNESP) foram consultadas as unidades arquivísticas da universidade para identificação e compilação das expressões efetivamente utilizadas na representação da documentação. Completada essa fase, realizou-se pesquisa terminológica e adequação de vocabulário com uso de software. A construção do vocabulário de termos arquivísticos revelou especificidade de vocabulário e necessidade de sua padronização para organização e recuperação da informação em arquivos universitários.