Réforme de l’accès dérogatoire : impact sur la gestion dans une PUI et identification des risques

La réforme des accès dérogatoires (AD) du 1^er juillet 2021 a modifié l’organisation quotidienne du secteur des médicaments innovants en attente d’AMM et/ou de commercialisation. Deux catégories se distinguent au sein des AD : les Autorisations d’accès compassionnels (AAC) octroyées par l’Agence nationale de sécurité du médicament (ANSM) et les Autorisations d’accès précoces (AAP) accordées par la Haute Autorité de santé (HAS) à la demande des laboratoires pharmaceutiques. Les AAP et une majorité d’AAC s’accompagnent d’un Protocole d’utilisation thérapeutique et de recueil des données (PUT-RD). L’objectif de ce travail est, d’une part de réaliser un bilan de l’impact de la réforme à un an de son application, et, d’autre part, d’identifier les risques liés aux nouveaux circuits. Le groupe de travail constitué de trois pharmaciens a d’abord mesuré l’impact de la réforme sur la gestion des médicaments en AD en comparant l’évolution de leurs modalités de gestion : 3 mois avant la réforme (M0), versus 3 (M3) et 12 mois (M12) après la réforme. Une cartographie des risques selon la méthode Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité (AMDEC) a ensuite été réalisée. Seules les étapes du processus spécifiques aux médicaments en AD ont été analysées. La criticité des situations à risque identifiées a été cotée. Les actions prioritaires à mener ont été déterminées par une matrice de hiérarchisation des criticités. En un an, le nombre d’AD a augmenté au sein de notre établissement de 31,7 % passant de 41 à M0 à 54 à M12. Les demandes d’inclusion en AD via une plateforme digitale spécifique à chacun concernaient 27 % (11/41) des médicaments à M0 et 52 % (28/54) à M12. Le nombre de PUT a donc été multiplié par 1,7 passant de 29 % (12/41) à M0, à 47 % (21/45) à M3 et 60 % (32/54) à M12. L’acceptation des commandes, toujours nominatives, est conditionnée par la présence de la feuille de suivi du PUT pour 12 % des AAP, et du numéro d’inclusion dans 26 % des AAP. Le processus global contient 49 modes de défaillance menant à des situations à risque. Parmi les modes de défaillance, 36 ont une criticité acceptable ou tolérable sous contrôle, et 13 sont de criticité inacceptable. Il existe un moyen de maîtrise pour 5 d’entre eux. Enfin la hiérarchisation des criticités a permis de mettre en évidence 5 situations nécessitant prioritairement une action, il s’agit des délais de livraison, obtention des fiches de suivi complétées et modalités de commandes. Alors que la réforme des AD a pour but de simplifier les circuits d’accès aux médicaments innovants, les répercussions sur l’activité pharmaceutique est conséquente et non dénuée de risques. Les actions correctives nécessitent d’être menées conjointement avec l’ensemble des acteurs des circuits : laboratoires, Contract Research Organization (CRO), instances et professionnels de santé.

The reform of derogatory access authorisations (DAs) on 1st July 2021 has distorted the routine of the hospital pharmacists dealing with innovative medicines that are waiting for marketing authorization or approval. There are two distinct categories of DAs: Compassionate Access Authorisations (CAAs) are granted by the French National Agency for the Safety of Medicines (ANSM) while Early Access Authorisations (EAPs) are granted at the request of pharmaceutical companies by the French National Authority for Health (HAS). All AAPs and a majority of the AACs are supported by a Protocol for Therapeutic Use and Data Collection (PTU-DC). The aim of this study is to assess the impact of the reform on pharmacy process one year following its implementation, and to identify the risks related to the new circuits. The working group, composed of three pharmacists carried out an initial assessment of the effects first measured the impact of the reform on medicine processes in DAs. They performed a comparison of the changes in their management methods: 3 months prior to the reform (M0), and 3 (M3) and 12 months (M12) post-reform. Risks analysis was conducted using the Failure Modes, Effects and Criticality Analysis (FMEA) method. The analysis was limited to the process steps specific related to DAs drugs were analyzed. The critical severity of the risk situations identified was rated. A critical hierarchy matrix was used to establish priority actions. The priority actions to be taken were determined using the critical hierarchy matrix. Over the span of one year, the number of DAs in our establishment showed a 31.7% increase, from 41 at M0 to 54 at M12. At M0, the proportion of drugs needed inclusion via a drug-specific digital platform, specific to each drug, stood at 27% (11/41) of drugs at M0 while at M12, it rose to 52% (28/54). The percentage of PTU-DCs therefore increased by a factor of 1.7, rising from 29% (12/41) at M0 to 47% (21/45) at M3 and 60% (32/54) at M12. For orders, which are always nominative, approval depends on both the presence of the PTU-DC tracking sheet being present in 12% of PAAs, and the inclusion number in 26% of PAAs. The risk analysis shows 49 failure modes leading to risk situations. Among the failure modes, 36 have a consequence of acceptable or tolerable criticality under control, whilst 13 are deemed of unacceptable criticality. A suitable control method exists has been identifies for 5 of them. Finally, the ranking evaluation of criticalities has highlighted 4 situations which require immediate action as a priority: delivery times, obtaining completed tracking sheets and ordering procedures. The aim of the DAs reform is to simplify access to innovative medicines. However, the reform has significant and damaging repercussions on pharmaceutical activities. Corrective measures need to be taken in conjunction with all parties involved in the circuits including laboratories and service providers (CROs), authorities and healthcare professionals.